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8.1.1 Generalidades
La organización debe planificar, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión de la SST y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6 mediante:
a) el establecimiento de criterios para los procesos;
b) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios;
c) el mantenimiento y la conservación de información documentada en la medida necesaria para confiar en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado;
d) la adaptación del trabajo a los trabajadores.
En lugares de trabajo con múltiples empleadores, la organización debe coordinar las partes pertinentes del sistema de gestión de la SST con las otras organizaciones.
8.1.2 Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST
La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos para la SST utilizando la siguiente jerarquía de los controles:
a) eliminar el peligro;
b) sustituir con procesos, operaciones, materiales o equipos menos peligrosos;
c) utilizar controles de ingeniería y reorganización del trabajo;
d) utilizar controles administrativos, incluyendo la formación;
e) utilizar equipos de protección personal adecuados.
NOTA En muchos países, los requisitos legales y otros requisitos incluyen el requisito de que los equipos de protección personal (EPP) se proporcionen sin costo para los trabajadores.
8.1.3 Gestión del cambio
La organización debe establecer procesos para la implementación y el control de los cambios planificados temporales y permanentes que impactan en el desempeño de la SST, incluyendo:
a) los nuevos productos, servicios y procesos o los cambios de productos, servicios y procesos existentes, incluyendo:
— las ubicaciones de los lugares de trabajo y sus alrededores;
— la organización del trabajo;
— las condiciones de trabajo;
— los equipos;
— la fuerza de trabajo;
b) cambios en los requisitos legales y otros requisitos;
c) cambios en el conocimiento o la información sobre los peligros y riesgos para la SST;
d) desarrollos en conocimiento y tecnología.
La organización debe revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario.
NOTA Los cambios pueden resultar en riesgos y oportunidades.
8.1.4 Compras
8.1.4.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener procesos para controlar la compra de productos y servicios de forma que se asegure su conformidad con su sistema de gestión de la SST.
8.1.4.2 Contratistas
La organización debe coordinar sus procesos de compras con sus contratistas, para identificar los peligros y para evaluar y controlar los riesgos para la SST, que surjan de:
a) las actividades y operaciones de los contratistas que impactan en la organización;
b) las actividades y operaciones de la organización que impactan en los trabajadores de los
contratistas;
c) las actividades y operaciones de los contratistas que impactan en otras partes interesadas en el lugar de trabajo.
La organización debe asegurarse de que los requisitos de su sistema de gestión de la SST se cumplen por los contratistas y sus trabajadores. Los procesos de compra de la organización deben definir y aplicar los criterios de la seguridad y salud en el trabajo para la selección de contratistas.
NOTA Puede ser útil incluir los criterios de la seguridad y salud en el trabajo para la selección de los contratistas en los documentos contractuales.
8.1.4.3 Contratación externa
La organización debe asegurarse de que las funciones y los procesos contratados externamente estén controlados. La organización debe asegurarse de que sus acuerdos en materia de contratación externa son coherentes con los requisitos legales y otros requisitos y con alcanzar los resultados previstos del sistema de gestión de la SST. El tipo y el grado de control a aplicar a estas funciones y procesos deben definirse dentro del sistema de gestión de la SST.
NOTA La coordinación con proveedores externos puede ayudar a una organización a abordar cualquier impacto que la contratación externa tenga sobre su desempeño de la SST.
¿Cómo implementar este requisito?
8.1.1 General
La planificación operativa y el control de los procesos se trata de gestionar los procesos para cumplir con los requisitos del sistema de gestión de S y SO y para mejorar el desempeño de S y SO y el sistema de gestión de S y SO.
La organización debe determinar aquellos procesos, actividades, productos y servicios que están asociados con los peligros identificados y donde la implementación de controles es necesaria para gestionar los riesgos y oportunidades de S y SO, y otros riesgos y oportunidades para el sistema de gestión de S y SO, de acuerdo con las acciones planificadas. . Al hacerlo, la organización debe considerar:
a) política y objetivos de S y SO;
b) resultados de identificación de peligros, evaluación de riesgos y oportunidades, evaluación de controles existentes y determinación de nuevos controles;
c) gestión de procesos de cambio;
d) especificaciones internas (p. ej., para materiales, equipos, disposición de las instalaciones);
e) información sobre los procedimientos operativos existentes;
f) requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba;
g) controles de la cadena de suministro de productos relacionados con los productos, equipos y serviciosadquiridos;
h) retroalimentación de la participación y consulta;
i) la naturaleza y el alcance de las tareas que deben realizar los contratistas y otros trabajadores externos;
j) acceso al lugar de trabajo por parte de visitantes, repartidores, contratistas de servicios, etc.;
k) adaptar el trabajo a los trabajadores;
l) comunicación;
m) preparación y respuesta ante emergencias.
La organización debería estipular criterios operativos (por ejemplo, qué debe hacerse y cómo), en particular cuando sean necesarios para la prevención de lesiones o problemas de salud y cuando la ausencia de criterios operativos pueda conducir a una desviación de la política y los objetivos de S y SO.
Los controles operativos deben implementarse y evaluarse de forma continua para verificar la eficacia e integrarse en el sistema de gestión de S y SO. Los controles operativos deben revisarse periódicamente para evaluar la idoneidad y eficacia continuas. Deben implementarse los cambios que se determinen necesarios.
Además, deben existir procesos para determinar las circunstancias en las que se necesitan nuevos controles y/o modificaciones de los controles operativos existentes. Los cambios propuestos a las operaciones existentes deben evaluarse en busca de peligros y riesgos antes de implementarlos. Cuando hay cambios en los controles operativos, la organización debe considerar si hay necesidades de capacitación nuevas o modificadas.
Los controles operativos deben establecerse e implementarse según sea necesario para abordar el riesgo de S y SO. Se deben implementar controles operativos para todas las áreas y actividades operativas, incluido el trabajo en el sitio y fuera del sitio, y el trabajo en el hogar.
Los controles operativos pueden incluir procedimientos o instrucciones de trabajo, así como dispositivos físicos como barreras o controles de acceso, pictogramas, alarmas y señalización.
La organización debe basar las señales de advertencia, directivas y de asesoramiento en los principios de diseño aceptados, enfatizando los símbolos gráficos estandarizados y minimizando el uso de texto. Si se requiere texto, se deben utilizar palabras de advertencia aceptadas, por ejemplo, "peligro" o "advertencia". Para obtener más orientación, consulte las normas internacionales o las normas nacionales pertinentes.
La organización debe establecer controles operativos para eliminar, o reducir y controlar, los riesgos de S y SO que pueden introducir en el lugar de trabajo los trabajadores, contratistas, otras personas externas, miembros del público y/o visitantes. Los controles operativos también deben tener en cuenta las situaciones en las que los riesgos de S y SO se extienden a áreas públicas o áreas controladas por otras partes (por ejemplo, cuando los empleados de la organización están trabajando en el sitio de un cliente). En tales circunstancias, se necesita la consulta y la cooperación con las partes interesadas externas relevantes.
Tabla 13 establece ejemplos de factores de riesgo de S y SO y posibles medidas de control asociadas.
EJEMPLO 1 Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.1.
Un proveedor de máquinas herramienta analizó cómo controlar sus operaciones desde el punto de vista del sistema de gestión de S y SO. Consideró diversas formas, tales como procedimientos, instrucciones de trabajo, controles físicos, competencia de los trabajadores o cualquier combinación de estos. La elección de los métodos de control específicos dependía de una serie de factores, como las habilidades y la experiencia de las personas que realizaban la operación y la complejidad de los procesos, actividades, productos y servicios involucrados. La organización también planeó y estableció procesos para mejorar su capacidad de implementar controles de manera consistente.
Para esta organización, los controles operativos incluían:
a) elegir un método de control;
b) seleccionar criterios operativos aceptables, por ejemplo, características operativas de las máquinas y medidas o masa o temperatura;
c) establecer procesos, según sea necesario, que definan cómo se planificarán, llevarán a cabo y controlarán las operaciones identificadas;
d) documentar procesos, según sea necesario, en forma de instrucciones, letreros, formularios, videos, fotos, etc.;
e) aplicando opciones tecnológicas, tales como sistemas automatizados, materiales, equipos y software.
Los controles operativos también incluyeron disposiciones para la medición, el seguimiento y la evaluación, y para determinar si se están cumpliendo los criterios operativos. Cuando se establecieron los controles operativos, la organización comenzó a monitorear la aplicación continua y la efectividad de estos controles, así como también a planificarlas acciones necesarias.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos en ISO 45001:2018, 8.1.1.
Una tienda opera un servicio de pedido y recogida en línea en automóvil en el que los trabajadores recogen las mercancías en la tienda para que las recojan los clientes. Implementó los controles de operaciones requeridos en la norma ISO45001:2018, 8.1.1 a), de la siguiente manera:
— inspección regular y mantenimiento de estanterías, exhibidores y carros minoristas utilizados para mover existencias;
— inspecciones periódicas de los pasillos para evitar el desorden y los peligros de resbalones o tropiezos;
— uso de señalización para recordar a los trabajadores que mantengan los pasillos despejados;
— implementación de un plan de gestión del tráfico para indicar lugares de estacionamiento cerca del edificio para los clientes que recogen pedidos en línea, con el fin de minimizar la exposición de los trabajadores al tráfico en el área de estacionamiento; también se introdujeron chalecos de alta visibilidad y señalización;
— implementación de estaciones de trabajo ergonómicamente sólidas para minimizar el riesgo de lesiones para los trabajadores que desempacan y empacan cajas;
— establecimiento de un plan de emergencia con prácticas regulares de implementación para los trabajadores;
— políticas documentadas relacionadas con la intimidación, el acoso, el manejo de efectivo, la entrega de pedidos en línea, etc.;
— una evaluación de competencias que se completa para cada nuevo trabajador para garantizar que tenga el conocimiento, las habilidades y la experiencia para minimizar las lesiones y enfermedades relacionadas con la SST;
— controles de acceso implementados para evitar que los clientes ingresen a áreas peligrosas como las salas de almacenamiento.
8.1.2 Eliminación de peligros y reducción de riesgos en S y SO
Cuando una organización ha identificado peligros y ha determinado riesgos, debe asegurarse de que existan procesos para eliminar los peligros, o cuando esto no sea posible, para reducir los riesgos de S y SO, utilizando la jerarquía de controles.
En la parte superior de la jerarquía de controles está la eliminación. Esta es la forma más efectiva de prevenir lesiones y problemas de salud. El nivel más bajo de la jerarquía de controles es el uso de EPP, que solo debe usarse si no son posibles otros controles. En muchos casos, se necesita una combinación de controles para abordar el riesgo de S y SO, si el peligro no se puede eliminar.
Se pueden encontrar ejemplos de implementación de la jerarquía de controles en ISO 45001:2018, Anexo A. Elprincipio básico es el siguiente:
— Primero intente eliminar un peligro cambiando el proceso, los materiales, los productos, etc.
— Si eso no es posible, sustituya lo que está causando el peligro con algo menos peligroso.
— Si la sustitución no es posible o no reduce el riesgo lo suficiente, implementar controles de ingeniería oreorganizar el trabajo para mitigar el riesgo de S y SO.
— Otras acciones pueden incluir la aplicación de controles administrativos (p. ej., instrucciones) y capacitaciónpara que los trabajadores sean más competentes y conscientes de los peligros y riesgos.
— Finalmente, el PPE se puede usar para minimizar la exposición de los trabajadores a los riesgos restantes de OH&S si los pasos anteriores no son lo suficientemente efectivos para mantener a los trabajadores seguros y saludables.
Al aplicar la jerarquía, se deben considerar los beneficios de reducción de riesgos y la confiabilidad de las opciones disponibles. Dado que el riesgo es una combinación de probabilidad y gravedad, cualquier acción para reducir el riesgo debería reducir la probabilidad o la gravedad, o ambas.
Una organización debe tener en cuenta:
a) la necesidad de una combinación de controles, combinando elementos de la jerarquía (por ejemplo, controles administrativos y de ingeniería);
b) buenas prácticas establecidas en el control del peligro particular;
c) adaptar el trabajo al individuo (por ejemplo, para tener en cuenta las capacidades mentales y físicas individuales);
d) aprovechar el progreso técnico para mejorar los controles;
e) usar medidas que protejan a todos (p. ej., seleccionando controles de ingeniería que protejan a todos en las cercanías de un peligro en lugar de EPP);
f) el comportamiento humano y si una medida de control en particular será aceptada y puede implementarse de manera efectiva;
g) factores humanos (por ejemplo, el simple fracaso de una acción repetida con frecuencia, lapsos de memoria o atención, falta de comprensión o error de juicio, incumplimiento de reglas o procedimientos) y cómo tenerlos en cuenta al reducir los riesgos, si es posible, eliminando o minimizando confianza en la reacción humana o la toma de decisiones para una operación segura;
h) la necesidad de introducir mantenimiento planificado de, por ejemplo, salvaguardas de maquinaria;
i) la posible necesidad de arreglos de emergencia/contingencia cuando fallan los controles de riesgo;
j) posible falta de familiaridad con el lugar de trabajo y los controles existentes para los trabajadores y otras partes interesadas relevantes que no son empleados directos de la organización (por ejemplo, visitantes, contratistas);
k) buenas prácticas existentes aplicadas en empresas con situaciones similares (se pueden encontrar ejemplos de buenas prácticas en, por ejemplo, institutos nacionales, organizaciones internacionales, organizaciones sectoriales).
Una vez determinados los controles, la organización debe priorizar sus acciones para implementarlos. La organización debe priorizar las acciones que abordan una actividad de alto riesgo u ofrecen una reducción sustancial del riesgo, en lugar de aquellas que solo tienen un beneficio limitado de reducción del riesgo. Al priorizar las acciones, la organización debe tener en cuenta:
— el impacto potencial sobre el riesgo a través de los controles planificados;
— la gravedad de las consecuencias del riesgo;
— la magnitud del riesgo (combinación de probabilidad y gravedad del riesgo);
— el número de trabajadores que se beneficiarán de la reducción del riesgo;
— la complejidad y viabilidad de las medidas que deben ponerse en práctica.
En algunos casos, es necesario modificar las actividades de trabajo hasta que se establezcan los controles de riesgo o aplicar controles de riesgo temporales hasta que se completen acciones más efectivas. Por ejemplo, usar protección auditiva como medida provisional hasta que se pueda eliminar la fuente de ruido, o segregar la actividad laboral para reducir la exposición al ruido. Los controles temporales no deben considerarse un sustituto a largo plazo de medidas de control de riesgos más eficaces.
A veces, el término "riesgo residual" se usa para describir el riesgo que permanece después de que se han implementado los controles.
La organización debe realizar un seguimiento continuo para garantizar que se mantiene la adecuación de los controles.
EJEMPLO 1c de la vida real ASASE 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.2.
Los trabajadores encargados de hacer cumplir la ley de estacionamiento en la carretera para una organización de control de estacionamiento estaban experimentando incidentes violentos.
La organización revisó las prácticas laborales con los trabajadores pertinentes e introdujo controles adicionales, como sigue:
a) En un aparcamiento, donde había habido muchos ataques a los trabajadores, se introdujeron equipos de reconocimiento de matrículas y circuito cerrado de televisión (CCTV). Luego, las multas se emitieron automáticamente sin necesidad de participación cara a cara (eliminación/sustitución/controles de ingeniería).
b) Se identificaron calles de alto riesgo y se introdujeron permisos de estacionamiento para reducir la incidencia de estacionamiento ilegal (controles administrativos).
c) Los trabajadores encargados de hacer cumplir las normas de estacionamiento recibieron capacitación adicional para ayudar a reconocer la ira y la agresión y proporcionar técnicas para prevenir la violencia (controles administrativos).
d) Los trabajadores encargados de hacer cumplir las normas de estacionamiento se emparejaron en situaciones de alto riesgo y se introdujeron cámaras corporales y EPP mejorados (controles administrativos/EPP).
e) Se mejoraron los esquemas de seguimiento de incidentes y apoyo al trabajador (controles administrativos).
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.2.
Una pequeña empresa de construcción emplea a muchos comerciantes que trabajan de forma independiente y viajan a las ubicaciones de los clientes con una supervisión mínima.
El propietario, utilizando como guía la jerarquía de controles, implementa los siguientes controles operativos para abordarlos riesgos más significativos en la organización:
a) viajar hacia y desde las ubicaciones de los clientes;
b) trabajando sin supervisión.
Como los viajes no se pueden eliminar, el propietario considera la sustitución pero no puede identificar un medio para lograr ese tipo de control. Al observar los controles de ingeniería/diseño, el uso de los sistemas de monitoreo del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) proporciona una forma de monitorear la operación segura del vehículo y proporciona un mecanismo de comunicación de emergencia en caso de que ocurra un incidente. Además, el propietario proporciona a cada trabajador un teléfono celular y desarrolla un programa de capacitación para delinear el uso seguro de los dispositivos móviles durante la conducción y las expectativas relacionadas con los viajes, por ejemplo, con mal tiempo (controles administrativos).
No se pudo eliminar el trabajo con una supervisión mínima, pero el propietario implementó un requisito para coordinar la supervisión con otras empresas que trabajan en el sitio para negociar responsabilidades conjuntas en S y SO (controles administrativos). A los trabajadores también se les proporcionaron aplicaciones de software para "trabajar solos" en sus teléfonos que les obligaban a registrarse periódicamente con el propietario simplemente tocando su teléfono (controles de ingeniería). Se desarrollaron capacitaciones y procesos en torno a estos controles operativos y se comunicaron a todos los trabajadores (controles administrativos).
8.1.3 Administración de cambiar
La organización debe planificar el cambio y asegurarse de que haya suficientes recursos disponibles para asegurarse de que los cambios no introduzcan peligros nuevos e imprevistos o aumenten los riesgos de S y SO y otros riesgos para el sistema de gestión. Los cambios planificados también brindan a las organizaciones la oportunidad de abordar oportunidades de mejora.
La organización debe considerar los peligros y los riesgos potenciales asociados con los nuevos procesos u operaciones, así como los cambios en la organización, la tecnología, las operaciones existentes, la infraestructura, los productos, los servicios o los proveedores. Las condiciones que deben iniciar un proceso de gestión del cambio incluyen las siguientes:
a) tecnología nueva o modificada (incluido el software), equipo, instalaciones o entorno de trabajo;
b) procedimientos, prácticas de trabajo, diseños, especificaciones o estándares nuevos o revisados;
c) diferentes tipos o grados de materias primas;
d) cambios en los requisitos legales u otros requisitos;
e) cambios significativos en la estructura organizacional y la fuerza laboral del sitio, incluido el uso de contratistas;
f) modificaciones de dispositivos y equipos o controles de salud y seguridad;
g) cambios relacionados con otros riesgos del sistema de gestión de S y SO
Antes de implementar un cambio, las organizaciones pueden considerar las siguientes preguntas para asegurarse de que cualquier riesgo nuevo o modificado sea aceptable:
— ¿Existe la posibilidad de que se introduzcan nuevos peligros en el lugar de trabajo?
— ¿Cuáles son los riesgos de S y SO asociados con los nuevos peligros potenciales?
— ¿Pueden cambiar los riesgos de S y SO de los peligros existentes?
— ¿Pueden los cambios afectar negativamente a los controles de riesgo de S y SO existentes?
— ¿Se han elegido los controles más adecuados teniendo en cuenta la usabilidad y aceptabilidad?
Una de las claves para una gestión exitosa del cambio es asegurarse de que las partes interesadas sean conscientes del cambio inminente lo antes posible en el proceso, y que la gestión del cambio se integre en otros proyectos comerciales o de aprobación de proyectos.
La gestión del proceso de cambio debe considerar el riesgo de S y SO de cualquier producto, servicio, material, maquinaria o equipo con un impacto significativo en S y SO antes de la aprobación de sus compras. Esto también se aplica a nuevas propiedades, servicios o empresas, etc.
Al hacerlo, la organización ayuda a crear una cultura empresarial que incorpora la S y SO en su toma de decisiones estratégicas y comerciales cotidianas.
EJEMPLO 1Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.3.
Una pequeña empresa de fabricación decidió implementar los requisitos sobre la gestión del cambio, agregando la consideración de los peligros y los riesgos de S y SO a los procedimientos de cambio existentes. La forma en que estos procedimientos funcionaron en la realidad se verificó con cierto detalle durante las revisiones de seguimiento del proyecto y, de manera más general, dos veces al año durante las revisiones de gestión realizadas para la gestión ambiental, de salud y seguridad y de calidad.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos en ISO 45001:2018, 8.1.3.
Una empresa de servicios eléctricos luchaba con importantes riesgos de S y SO que no se identificaban a través de su gestión de procesos de cambio. Tras la revisión, se descubrió que los trabajadores confiaban en gran medida en su memoria o experiencia para revisar los cambios desde una perspectiva de S y SO.
Para garantizar la coherencia de la implementación, la empresa inició un proyecto de mejora continua para formalizar la identificación de peligros y riesgos mediante la creación de listas de verificación de consideraciones clave que se ajustan al contexto de su organización. Por ejemplo, se estableció una lista de consideraciones clave eléctricas, de espacios confinados, de protección de máquinas y ergonómicas para garantizar que no se pasaran por alto cuando se llevaran a cabo las revisiones.
8.1.4 Obtención
8.1.4.1 General
El requisito de la norma ISO 45001:2018 sobre adquisiciones se refiere a los peligros y los riesgos de S y SO relacionados con productos, equipos, materiales y servicios que se obtienen interna y externamente y se introducen en el lugar de trabajo. La organización debe establecer un proceso para evitar que cualquier cosa que se obtenga agregue nuevos peligros o aumente los riesgos de S y SO para los trabajadores u otras personas presentes en el lugar de trabajo.
Esto se puede hacer integrando los requisitos de OH&S en los procesos generales de adquisición del negocio. Cuando corresponda, la organización debería considerar la inclusión de especificaciones que tengan en cuenta los riesgos potenciales de S y SO y debería garantizar que los productos y servicios proporcionados se control en de acuerdo con estas especificaciones. Si la organización adquiere servicios o instalaciones, se debe verificar que estos sean seguros y estén en línea con los requisitos del sistema de gestión de S y SO de la organización. La organización también debe asegurarse de que cualquier requisito de uso, precaución u otras medidas preventivas y de protección se comuniquen, entiendan y estén disponibles.
EJEMPLO 1Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.1.
Un fabricante de herramientas considera cómo garantizar que la adquisición de suministros y equipos no introduzca o aumente el riesgo de S y SO en el lugar de trabajo. Deciden implementar un proceso en el que una persona competente inspeccione los suministros o el equipo para garantizar que se ajuste a los requisitos proporcionados al proveedor y al sistema de gestión de S y SO de la organización.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.1.
Una empresa con 70 trabajadores brinda servicios de limpieza a diferentes oficinas en una zona céntrica. La empresa decidió cambiar a diferentes sustancias de limpieza y procedió de la siguiente manera:
a) exigió una hoja de datos de seguridad relevante de todos los proveedores potenciales;
b) seleccionó un proveedor cuyos productos puedan ser utilizados de forma segura;
c) evaluó los riesgos relacionados con el uso de esos productos e implementó los controles de operación adecuados;
d) capacitó a todos los trabajadores sobre el nuevo peligro y los nuevos controles operativos relacionados, teniendo en cuenta la información de los proveedores;
e) verificó si el proveedor entregó los productos requeridos;
f) si se encontró que el EPP era el control disponible más efectivo, verificó, durante los primeros dos meses, si los trabajadores estaban usando el EPP requerido y si usaban los productos de acuerdo con la información de seguridad del proveedor;
g) introdujo los cambios realizados en los procesos del sistema de gestión de S&SO;
h) notificó a los clientes el cambio de sustancias de limpieza y entregó fichas de seguridad de los nuevos materiales.
8.1.4.2 Contratistas
La organización debe coordinar la implementación de los requisitos de S y SO con los contratistas y otras partes interesadas externas, cuando corresponda. Puede haber una necesidad de que la organización consulte con los reguladores sobre ciertos asuntos de S y SO (por ejemplo, la aplicabilidad e interpretación de los requisitos legales de S y SO), o con los servicios de emergencia.
Los contratistas para trabajar en el sitio deben seleccionarse siguiendo los criterios de S y SO definidos durante el proceso de adquisición.
La coordinación del trabajo se puede implementar de manera más efectiva cuando todas las partes conocen las necesidades y expectativas de ambas organizaciones. Estas necesidades y expectativas deben ser comunicadas formalmente para que ambas partes sean conscientes de su existencia. La lista de necesidades y expectativas de ambas partes debe revisarse periódicamente para evaluar su idoneidad y eficacia continuas, de modo que los controles operativos que ya están implementados puedan utilizarse para abordar el riesgo de S y SO o implementar otros nuevos según sea necesario.
La organización debe considerar el riesgo de S y SO y otros riesgos que surjan de la interacción entre los contratistas y las actividades planificadas de la organización. La organización debe consultar con los contratistas sobre los riesgos que pueden generar las actividades y operaciones del contratista, y sobre los riesgos que las actividades y operaciones de la organización pueden generar para el contratista. Esto debería incluir el impacto potencial en los controles operativos y en las partes interesadas en el lugar de trabajo.
La lista de controles operativos debe comunicarse a los trabajadores afectados de ambas organizaciones. La organización debe garantizar la inspección regular del estado de los controles operativos, o se pueden realizar reuniones para discutir cualquier inquietud que surja durante la actividad del contratista.
Los contratos que expresan las necesidades y expectativas de S y SO también pueden incluir consecuencias por incumplimiento y un proceso de resolución entre las partes. Estos pasos ayudan a mitigar el riesgo potencial de S y SO para ambas partes y brindan la información necesaria a los trabajadores afectados.
Es una buena práctica pedir a los contratistas que comuniquen y gestionen los incidentes (incluidos los cuasi accidentes) que se produzcan en el lugar de trabajo de la organización.
EJEMPLO 1Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.2.
Una empresa con edificios que necesitan reparación y mantenimiento resumió los problemas que se deben considerar para los requisitos y controles específicos de S y SO al contratar contratistas:
a) un contratista de plomería que quita el aislamiento de tuberías de asbesto;
b) un contratista eléctrico que trabaja en el panel de energía de la maquinaria que está siendo operada por los trabajadores de la organización;
c) un contratista de logística que opera equipos de montacargas a lo largo de una línea de ensamblaje;
d) un contratista de logística que opera un montacargas en un área peligrosa de mucho ruido sin usar protección auditiva;
e) un contratista mecánico haciendo soldadura en un área con material combustible;
f) acuerdos de acceso que incluyan la restricción del acceso a áreas peligrosas y la necesidad de procesos específicos (por ejemplo, permiso de trabajo para la entrada/trabajo en espacios confinados).
EJEMPLO 2 vida real El caso 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.2.
Una organización con relaciones diversas y complejas con los contratistas considera cómo implementar estos requisitos. Los problemas involucrados pueden variar, según la naturaleza y el alcance de los servicios prestados y los peligros y riesgos asociados. Al decidir cómo coordinar, la organización consideró factores tales como:
a) informar los peligros entre ella y sus contratistas;
b) controlar el acceso de los trabajadores del contratista a las áreas y actividades peligrosas de la organización;
c) informar sobre lesiones y/o problemas de salud del contratista o parte interesada;
d) Procesos a seguir en emergencias.
La organización establece contratos que definen claramente las responsabilidades de todos los involucrados para ayudar a administrar las actividades de los contratistas de manera efectiva.
Incluyen mecanismos de adjudicación de contratos y criterios de precalificación que tienen en cuenta el desempeño anterior en S y SO, la capacitación en seguridad, las capacidades en S y SO y los requisitos de contrato directo.
8.1.4.3 Subcontratación
La organización debe identificar los procesos subcontratados que pueden tener un impacto en los resultados previstos del sistema de gestión de S y SO de la organización, si corresponde. La organización está obligada a garantizar el control de estos procesos para prevenir lesiones y enfermedades de los trabajadores y proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables.
El grado de control que ejerce la organización depende del grado de integración de las operaciones subcontratadas con los procesos de la organización. Por ejemplo, externalizar el tratamiento térmico de piezas metálicas a un especialista externo en tratamiento térmico requiere menos control que externalizar las funciones de mantenimiento o logística a un contratista que trabaja codo con codo con los trabajadores de la organización en el mismo lugar de trabajo.
El grado de control ejercido por la organización también puede depender de los requisitos legales. Por ejemplo, una organización puede externalizar los servicios médicos para el tratamiento de lesiones y la vigilancia médica relacionada con la exposición ocupacional o la aptitud para el trabajo. Las leyes de privacidad pueden regular el grado de control que tiene la organización sobre la información médica personal de los trabajadores recopilada por los servicios médicos.
Cuando se subcontratan procesos o funciones a otra organización, existen especificaciones clave que se deben considerar en los acuerdos contractuales, de manera que se entiendan claramente las necesidades y expectativas de cada parte. La información que se compartirá puede incluir, entre otros:
a) requisitos individuales del sistema de gestión de S y SO, cuando existan;
b) inventario de equipos, materiales utilizados en los procesos y sus riesgos y controles de S y SO;
c) requisitos de competencia para los trabajadores;
d) peligros conocidos y riesgos de S y SO asociados con el trabajo;
e) una auditoría acordada del cronograma de conformidad;
f) detalles sobre la supervisión y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
g) detalles sobre las consecuencias de la no conformidad con los requisitos acordados.
EJEMPLO 1Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.3.
Un fabricante de automóviles tiene una avería en una de sus tres estaciones de pintura. Para cumplir con los requisitos del cliente, subcontrata la pintura de puertas para un modelo a una empresa externa. El fabricante de automóviles debe aprobar el proceso sugerido por la empresa externa. La organización es consciente de que comparte la responsabilidad por la SST de los trabajadores al especificar los métodos de las actividades laborales mientras el pintor externo pinta las puertas. Se procede de la siguiente manera:
a) informa a la empresa externa de los peligros identificados, los resultados de las evaluaciones de riesgo y los requisitos de control operativo del proceso de pintura;
b) requiere que la empresa capacite a los trabajadores en consecuencia;
c) requiere que la empresa mantenga la información documentada requerida por el sistema de gestión del fabricante de automóviles;
d) asigna un inspector de OH&S del fabricante de automóviles para presenciar las operaciones;
e) incluye estos procesos en la empresa externa en su propio programa de auditoría interna.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 8.1.4.3.
Un fabricante de equipos de jardinería revisó cómo podría subcontratar algunos de sus procesos y consideró el grado de control. Se decidió por tres categorías:
a) La organización tiene la competencia y la capacidad para realizar el proceso, pero opta por subcontratarlo (por razones económicas o de otro tipo). Se necesita un alto nivel de control. La organización puede proporcionar instrucciones sobre cómo manejar el proceso de manera segura.
b) La organización no tiene la competencia para realizar el proceso por sí misma y opta por externalizarlo. Se necesita un tipo diferente de control. La determinación de los criterios necesarios para elegir a qué organización subcontratar es mucho más importante.
c) La organización subcontrata un proceso que viene aguas abajo de su proceso de producción, por ejemplo, el transporte de los bienes producidos. Es posible que se necesite un nivel más bajo de control.
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