.jpg)
7.4.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la SST, incluyendo la determinación de:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar:
1) internamente entre los diversos niveles y funciones de la organización;
2) entre contratistas y visitantes al lugar de trabajo;
3) entre otras partes interesadas;
d) cómo comunicar.
La organización debe tener en cuenta aspectos de diversidad (por ejemplo, género, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad), al considerar sus necesidades de comunicación.
La organización debe asegurarse de que se consideran los puntos de vista de partes interesadas externas al establecer sus procesos de comunicación.
Al establecer sus procesos de comunicación, la organización debe:
— tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
— asegurarse de que la información de la SST a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la SST, y es fiable
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión de la SST.
La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según sea apropiado.
7.4.2 Comunicación interna
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente para el sistema de gestión de la SST entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluyendo los cambios en el sistema de gestión de la SST, según sea apropiado;
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan a los trabajadores contribuir a la mejora continua.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debe comunicar externamente la información pertinente para el sistema de gestión de la SST, según se establece en los procesos de comunicación de la organización y teniendo en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.
¿Cómo implementar este requisito?
7.4.1 Genereal
Una organización debe establecer procesos para la comunicación relevante para el sistema de gestión de S y SO, teniendo en cuenta los requisitos legales de la organización y otros requisitos. Es práctico considerar al menos tres tipos de comunicación:
— comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización;
— comunicación con contratistas y otros visitantes del lugar de trabajo;
— comunicación externa con las partes interesadas pertinentes.
La organización debe comunicar de manera efectiva la información sobre los peligros y el sistema de gestión de S y SO. Al desarrollar procesos de comunicación, la organización debería:
a) determinar el público objetivo y sus necesidades de información;
b) seleccionar información relevante para las necesidades de la audiencia y asegurarse de que esté disponible;
c) decidir sobre los métodos y medios de comunicación apropiados;
d) evaluar y determinar periódicamente la efectividad del proceso de comunicación.
Al hacer esto, la organización debe tener en cuenta factores que incluyen, pero no se limitan a:
— cultura(s) local(es), estilos preferidos, tecnologías disponibles, complejidad organizacional, estructura y tamaño;
— barreras a la comunicación efectiva en el lugar de trabajo, incluso para los trabajadores de los contratistas, como el analfabetismo o el idioma;
— requisitos legales y otros requisitos;
— la eficacia de varios métodos de comunicación en todas las funciones y niveles de la organización.
Los asuntos relacionados con OH&S se pueden comunicar a los empleados, visitantes y contratistas a través de métodos tales como sesiones informativas y reuniones de OH&S, charlas de inducción/orientación, boletines, carteles, correos electrónicos, buzones o esquemas de sugerencias, sitios web y tablones de anuncios. Para ser efectivos, los procesos de comunicación de la organización pueden:
— proporcionar a los trabajadores la capacidad de transmitir y recibir información rápidamente y actuar en consecuencia;
— generar confianza y transparencia;
— transmitir la importancia de los sistemas de gestión de S y SO y mejorar el desempeño de S y SO;
— destacarlas oportunidades de mejora.
EJEMPLO 1 Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 7.4.1.
Una organización de ventas mediana con varios almacenes, establece un proceso de comunicación mediante un procedimiento documentado, que establece roles y responsabilidades en relación con la comunicación externa e interna, con respecto a la política, objetivos y procesos del sistema de gestión de S y SO de la organización.
Este procedimiento cubre:
— comunicación con los trabajadores;
— comunicación con partes interesadas externas, incluidos proveedores, contratistas, visitantes y clientes;
— recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de partes externas.
También describe las siguientes responsabilidades:
a) Alta dirección: autorizar las comunicaciones y garantizar que se mantenga la información documentada (registros) en relación con las comunicaciones formales relacionadas con la SST y las respuestas.
b) Responsable de S y SO: siempre se tiene en cuenta la prestación de asesoramiento sobre el contenido de las comunicaciones y respuestas a la correspondencia oficial relacionada con el sistema de gestión de S y SO, así como la garantía del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos.
c) Supervisores: asegurar que la política de S y SO y las responsabilidades del sistema de gestión de S y SO sean comunicadas a los trabajadores, teniendo en cuenta su área de responsabilidad.
d) Supervisores: responsabilidad de garantizar que los contratistas que trabajan en nombre de la organización estén informados (a través de reuniones oficiales, correos electrónicos o capacitación) de la política de S y SO de la organización y del sistema de gestión de S y SO antes de comenzar a trabajar.
e) Trabajadores responsables de los visitantes: informar a los visitantes del sitio sobre los requisitos de seguridad y advertirles que no participen en ninguna actividad insegura durante un recorrido por el sitio.
f) Trabajadores en general: forma de plantear inquietudes y/o sugerencias, y responsabilidades específicas relacionadas con funciones o actividades.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 7.4.1.
Para implementar estos requisitos, una organización de servicios de TI donde se realiza mucho trabajo desde el hogar y en los sitios de los clientes desarrolló una matriz que, en el lado izquierdo, enumeraba los diversos aspectos del sistema de gestión de S y SO que requieren comunicación. En la parte superior de la matriz, la organización enumeró las diversas partes interesadas que reciben la información, como trabajadores, contratistas o supervisores.
La organización también identificó la necesidad de revisar:
— el uso de las redes sociales para comunicarse con los trabajadores/grupos de trabajo;
—el efectoctividad de las reuniones realizadas a distancia;
— el uso de dispositivos móviles para registrar evidencia de operaciones en el sitio y comunicar buenas prácticas.
La organización finalmente indicó con un símbolo quién recibe la comunicación y usó el símbolo para identificar el canal utilizado para entregar la información, como "O" para orientación, "OJT" para capacitación en el trabajo o "P" para política.
7.4.2 Comunicación interna
Es importante comunicar de manera efectiva la información sobre los riesgos de S y SO y el sistema de gestión de S y SO en varios niveles y entre varias funciones de la organización.
Esto debe incluir información relacionada con:
a) el compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión de S y SO (por ejemplo, programas emprendidos, recursos comprometidos para mejorar el desempeño en S y SO);
b) la identificación de peligros y riesgos (por ejemplo, información sobre flujos de procesos, materiales en uso, especificaciones de equipos, observación de prácticas de trabajo);
c) objetivos de S y SO y otras actividades de mejora continua;
d) investigación de incidentes (p. ej., el tipo de incidentes que se están produciendo, factores que pueden contribuir a que ocurran incidentes, resultados de las investigaciones de incidentes);
e) el progreso en la eliminación de peligros y el control de riesgos (p. ej., informes de estado que muestren el progreso de los proyectos que se han completado o están en marcha), en relación con los cambios que pueden tener un impacto en el sistema de gestión de S y SO;
f) desempeño de los procesos de gestión de S y SO (por ejemplo, distribución de listas de acciones a tomar durante la planificación de S y SO, departamentos y trabajadores involucrados en los programas, seguimiento de acciones, necesidades de capacitación).
También es importante desarrollar y mantener procesos para comunicarse con los contratistas y otros visitantes del lugar de trabajo. La comunicación debe ser adecuada a los peligros y riesgos asociados con las actividades a realizar. Además de comunicar los requisitos, la organización debería comunicar las consecuencias asociadas con la no conformidad con los requisitos de S y SO.
La comunicación debe incluir información sobre los controles operativos relacionados con las tareas específicas a realizar o el área donde se realizará el trabajo. Esta información debe comunicarse antes de que el contratista llegue al sitio y luego complementarse con información adicional o de otro tipo (por ejemplo, un recorrido por el sitio), según corresponda, cuando comience el trabajo. La organización también debe contar con procesos para consultar con los contratistas cuando haya cambios que puedan afectar sus riesgos de S y SO.
EJEMPLO Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 7.4.2.
Una empresa de hardware de TI con operaciones en diferentes países decide establecer principios de comunicación de S y SO para garantizar que la comunicación sea tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba.
La organización determinó que:
— la comunicación de arriba hacia abajo se refiere a cualquier forma de comunicación de la alta dirección u otros niveles de gestión a otros trabajadores y debe utilizar un lenguaje sencillo y tener en cuenta la cultura y el nivel de educación del receptor final;
— la comunicación de abajo hacia arriba se refiere a cualquier sugerencia o queja sobre la SST o el sistema de gestión de la SST, por parte de un trabajador individual o grupo de trabajadores; requiere una respuesta de la alta dirección o de sus representantes y debe considerarse un aporte para posibles oportunidades de mejora y discutirse en las reuniones de gestión.
Para mantener la eficacia del sistema de gestión de S y SO, la organización se asegura de que las partes interesadas relevantes estén informadas de manera oportuna sobre los cambios en, por ejemplo:
a) productos existentes o la introducción de nuevos productos;
b) sistemas y equipos de producción;
c) requisitos legales y otros requisitos;
d) conocimiento sobre peligros, riesgos de S y SO y medidas de control;
e) consultas relevantes de partes interesadas externas;
f) otras condiciones que pueden tener un impacto en el desempeño de S y SO.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debería contar con uno o más procesos para recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. Las partes interesadas externas pueden incluir, por ejemplo, reguladores, comunidades aledañas, aseguradoras, contratistas, proveedores, consumidores y el público en general.
La organización debe proporcionar información adecuada y coherente sobre los peligros y riesgos y su sistema de gestión de S y SO, de acuerdo con su política de S y SO y los requisitos legales pertinentes y otros requisitos. Esto puede incluir información sobre operaciones normales o posibles situaciones de emergencia.
Los procesos de comunicación externa a menudo incluyen la identificación de personas de contacto designadas. Esto permite que la información adecuada se comunique de manera consistente, lo que puede ser especialmente importante para comunicarse con partes interesadas externas en caso de situaciones de emergencia que puedan afectarlas o preocuparlas.
Los contratos se utilizan a menudo para comunicar los requisitos de S y SO. Los contratos se pueden complementar con otros arreglos en el sitio (por ejemplo, reuniones de planificación de S y SO previas al proyecto) para garantizar que se implementen los controles apropiados para proteger a las personas en el lugar de trabajo.
Además de los requisitos específicos de S y SO para las actividades realizadas en el sitio, lo siguiente también puede ser relevante al desarrollar procesos para la comunicación con los contratistas:
a) información sobre los sistemas de gestión de S y SO de los contratistas individuales y las prácticas de S y SO(por ejemplo, políticas y procedimientos establecidos para abordar los peligros relevantes);
b) requisitos legales y otros requisitos que afectan el método o el alcance de la comunicación;
c) experiencia previa en S y SO (por ejemplo, datos de desempeño en S y SO);
d) la existencia de múltiples contratistas en el lugar de trabajo;
e) número de trabajadores competentes necesarios para llevar a cabo las actividades de S y SO (p. ej., control de exposición, inspecciones de equipos);
f) respuesta de emergencia;
g) la necesidad de alinear las políticas y prácticas de S y SO del contratista con las de la organización y otros contratistas en el lugar de trabajo;
h) la necesidad de consultas adicionales y/o disposiciones contractuales para tareas de alto riesgo;
i) requisitos para la evaluación de la conformidad con los criterios de desempeño de S y SO acordados;
j) procesos para la investigación de incidentes, reporte de no conformidades y acciones correctivas;
k) arreglos para la comunicación diaria.
l) claridad sobre las funciones y responsabilidades del cliente y el contratista, en particular para administrar y supervisar el trabajo en el sitio y supervisar el trabajo en nombre del cliente.
Para los visitantes (incluidos los repartidores, clientes, miembros del público, proveedores de servicios, etc.), la comunicación puede incluir señales de advertencia, directivas y de asesoramiento y barreras de seguridad, así como comunicación verbal o escrita. La información que debe comunicarse a los visitantes incluye:
— requisitos de S y SO relevantes para su visita;
— procedimientos de evacuación y respuestas a alarmas;
— controles de tráfico;
— controles de acceso y requisitos de escolta
— cualquier EPI requerido (por ejemplo, gafas de seguridad).
Si bien no es un requisito formal de ISO 45001, algunas organizaciones pueden encontrar útil documentar sus procesos para la comunicación externa.
La comunicación con partes externas sobre asuntos de S y SO se puede realizar a través de correspondencia formal, conversaciones informales, correos electrónicos, teléfono, fax y, cuando sea práctico, visitas periódicas al lugar de trabajo.
EJEMPLO Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 7.4.3.
Para garantizar que se mantuviera la comunicación con las partes interesadas externas, una compañía de seguros creó un directorio de contactos en línea para sus partes interesadas externas. La información se revisaba y actualizaba regularmente y estaba disponible en situaciones de emergencia. Además, la organización creó una biblioteca en línea de su correspondencia con partes interesadas externas para demostrar la conformidad con los requisitos de comunicación de ISO45001:2018 y sus requisitos legales y otros requisitos.
Si todavía quiere conocer más sobre la nueva ISO 45001:2018 y saber cómo se implementa un sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, le invitamos a participar en el Curso de Implementador + Auditor Interno ISO 45001:2018, En el siguiente enlace encontraras todos los detalles.
Si tienes alguna duda e inquietud escríbenos, en CASCO International Academy estamos para ayudarte info@cascohseq.com WhatsApp/Telegram: +57 3112347134