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La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de los trabajadores que afecta o puede afectar a su
desempeño de la SST;
b) asegurarse de que los trabajadores sean competentes (incluyendo la capacidad de identificar los peligros), basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir y mantener la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
d) conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la provisión de formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
¿Cómo implementar este requisito?
La competencia se define en ISO 45001:2018, 3.23, como la "capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos". La competencia permite a una persona u organización actuar con eficacia en un trabajo o situación y se adquiere a través de la formación, la educación, la experiencia o una combinación de estos, según lo determine la organización.
Los trabajadores cuyas actividades afecten o puedan afectar el desempeño en S y SO de una organización, incluida su capacidad para cumplir con los requisitos legales y otros requisitos, deben ser competentes. La competencia también puede incluir la capacidad de determinar las actividades o tareas que pueden tener un impacto en el desempeño de S y SO.
Al determinar la competencia del personal, las organizaciones pueden seguir los siguientes pasos:
a) Determinación de la competencia requerida:
1) La organización debe determinar los requisitos de competencia para funciones, roles y tareas individuales. La organización puede buscar asesoramiento externo para definir los requisitos decompetencia. Al determinar la competencia requerida, se deben considerar los siguientes factores:
i) funciones y responsabilidades en el lugar de trabajo (incluida la naturaleza de las tareas a realizar y los riesgos asociados a la SST);
ii) la complejidad y requisitos de los procedimientos e instrucciones de operación;
iii) resultados de investigaciones de incidentes;
iv) requisitos legales y otros requisitos;
v) capacidad individual (por ejemplo, alfabetización, habilidades lingüísticas);
vi) la necesidad de que los trabajadores entiendan los principios generales de prevención de S y SO para que se puedan hacer juicios más seguros y saludables cuando suceda lo inesperado.
2) La organización debería dar consideración específica a los requisitos de competencia para los trabajadores que:
i) informar sobre el desempeño del sistema de gestión de S y SO a la alta dirección;
ii) evaluar la exposición a los peligros y riesgos de S y SO;
iii) realizar auditorías y comportarse observaciones ambientales;
iv) realizar investigaciones de incidentes;
v) emprender tareas con peligros específicos, como el uso de maquinaria/equipo específico.
b) Determinar y abordar las brechas con la competencia actual de los trabajadores:
1) Una organización debe determinar y evaluar cualquier diferencia entre la competencia necesaria en relación con los riesgos de S y SO y los riesgos para el sistema de gestión de S y SO y la competencia que actualmente poseen los trabajadores, incluidos los contratistas y los trabajadores temporales. Estas diferencias deben abordarse mediante, por ejemplo, capacitación, educación adicional y desarrollo de habilidades, contratación de trabajadores competentes o reasignación del personal actualmente empleado teniendo en cuenta las capacidades existentes del individuo.
2) La capacitación debe tener en cuenta los riesgos de S y SO y las capacidades individuales, como la alfabetización y las habilidades lingüísticas. Por ejemplo, a veces puede ser preferible usar imágenes y diagramas o símbolos que puedan entenderse fácilmente. La organización debe determinar si los materiales de capacitación se necesitan en varios idiomas o si es necesario el uso de traductores. En muchos países, proporcionar formación gratuita a los trabajadores es un requisito legal.
3) Las organizaciones que no tienen acceso interno a toda la competencia requerida pueden contratar proveedores de servicios competentes para garantizar el logro de los resultados previstos del sistema de gestión de S y SO.
4) Los requisitos de competencia en S y SO deben considerarse antes de contratar nuevos trabajadores y/o la reasignación de trabajadores. La organización también debería exigir a los contratistas que demuestren que sus trabajadores tienen la competencia necesaria para trabajar con seguridad.
c) Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas: La organización debe evaluar la efectividad de la capacitación u otras acciones tomadas. Esto se puede hacer de varias maneras, por ejemplo, mediante un examen oral o escrito, una demostración práctica, la observación de los cambios de comportamiento a lo largo del tiempo u otros medios que demuestren la competencia. En el caso de la competencia basada en habilidades, la evaluación de la eficacia se puede realizar observando a los trabajadores haciendo aquello para lo que han sido capacitados.
d) Información documentada: la información documentada es útil para garantizar que se aborden las necesidades de competencia identificadas, realizar un seguimiento del progreso en el cierre de brechas y permitir la comunicación de información relevante a las partes interesadas. La información documentada adecuada debe conservarse como evidencia de competencia.
EJEMPLO 1 Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar requirement en ISO 45001:2018, 7.2.
Una pequeña organización con experiencia muy limitada en la gestión sistemática de S y SO implementó estos requisitos siguiendo los siguientes pasos:
— se estableció un proceso para determinar las necesidades de competencia de los trabajadores que realizan actividades que afectan el desempeño en S y SO;
— se brindó capacitación para satisfacer esas necesidades y se monitoreó la capacitación;
— se evaluó la capacitación para comprobar la efectividad;
— se hicieron mejoras al programa de capacitación cuando se consideró necesario.
También se desarrollaron procesos para el desarrollo de la contratación y la formación a fin de garantizar que se nombraran y mantuvieran trabajadores competentes para los puestos.
Se estableció una evaluación sistemática de los roles que afectaron o podrían afectar el desempeño de S y SO para garantizar que las competencias necesarias (educación, capacitación, habilidades, experiencia) se definieran y mantuvieran regularmente en la organización.
Una vez determinada, la empresa optó por hacer publicidad (externa e interna) de diversas formas (tablones, notas internas, medios de comunicación, etc.).
Luego se evaluó a los candidatos competentes (mediante el uso de entrevistas escritas u orales) y el equipo de reclutamientose refirió a las competencias necesarias requeridas para el puesto.
Siempre se comprobó que el proceso de contratación cumpliera con las leyes pertinentes.
Los candidatos seleccionados recibieron descripciones de puestos y se les hizo conscientes de la relevancia e importancia de sus actividades, y cómo podrían contribuir al logro de los objetivos de S y SO. La información documentada como evidencia de educación, capacitación y experiencia se mantuvo en los archivos de los trabajadores en el departamento de recursos humanos.
También se estableció un proceso de inducción para los candidatos de nuevo ingreso.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 7.2.
Una empresa manufacturera creó una matriz al determinar la capacitación requerida para cada puesto de trabajo. La matriz enumera todos los requisitos de capacitación identificados en el lado izquierdo (es decir, operación de montacargas, orientación, seguridad de escaleras, ergonomía) y una lista de las principales categorías de trabajo en la parte superior. (es decir, electricistas, oficinistas, trabajadores de envío/recepción, trabajadores de producción).
La organización utiliza esto para identificar con una '“x'” la capacitación requerida por cada categoría de trabajo principal. Luego, los supervisores identifican las necesidades de capacitación de cada trabajador.
Esta identificación de las necesidades de capacitación ayuda a la organización a comprender los requisitos de competenciapara cada trabajo y cada trabajador y le permite desarrollar un programa de capacitación para abordar esas necesidades.
La evaluación también ayuda a comprender los impactos operativos de la capacitación y priorizar la programación.
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