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La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes dentro del sistema de gestión de la SST se asignen y comuniquen a todos los niveles dentro de la organización, y se mantengan como información documentada. Los trabajadores en cada nivel de la organización deben asumir la responsabilidad de aquellos aspectos del sistema de gestión de la SST sobre los que tengan control.
NOTA Mientras que la responsabilidad y la autoridad se pueden asignar, finalmente ,la alta dirección es la que rinde cuentas del funcionamiento del sistema de gestión de la SST.
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:
a) asegurarse de que el sistema de gestión de la SST es conforme con los requisitos de este
documento;
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la SST.
¿Cómo implementar este requisito?
Para que el sistema de gestión de S y SO sea eficaz y entregue los resultados esperados, es esencial que la alta dirección asigne a los trabajadores las responsabilidades y las autoridades para los roles relevantes dentro del sistema de gestión de S y SO y que sean comprendidas dentro de la organización. Los trabajadores deben poder tomar decisiones e implementar cambios en el área y/o procesos a los que han sido asignados. Es esencial enfatizar que aunque la autoridad se puede delegar, la responsabilidad y rendición de cuentas generales del sistema de gestión de S y SO permanece en la alta dirección. La alta dirección debería:
a) identificar quién debe hacer qué con respecto a la gestión de S y SO, incluidos los requisitos reglamentarios y asegurarse de que los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y autoridad;
b) asegurar que haya claridad de responsabilidades en las interfaces entre diferentes funciones (por ejemplo, entre departamentos, entre diferentes niveles de gestión, entre trabajadores, entre la organización y los contratistas, entre la organización y sus vecinos);
c) asignar la responsabilidad y la autoridad para informar sobre el desempeño del sistema de gestión de S y SO a la alta dirección en, por ejemplo, reuniones de gestión, informes, indicadores clave de desempeño y revisiones.
En algunas organizaciones, puede haber un número limitado de personas con la competencia requerida disponible para llevar a cabo las tareas requeridas. En tales situaciones, puede ser útil planificar para compartir roles y responsabilidades. Dichos planes también son valiosos durante las vacaciones, cuando los gerentes están fuera de las instalaciones o en casos de incidentes o enfermedades.
La alta dirección debe determinar cómo comunicar las responsabilidades asignadas y las autoridades de los roles relevantes dentro del sistema de gestión de S y SO. Esto se puede hacer a través de información documentada relevante (p. ej., procedimientos, instrucciones, descripciones de trabajos/proyectos/tareas, paquetes de capacitación/inducción), actualizaciones de reuniones, comunicación electrónica o presencial del equipo, o mediante una combinación de enfoques.
EJEMPLO 1 Caso de la vida real 1 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 5.3.
Una pequeña empresa química comunica las responsabilidades y autoridades de S y SO incluyéndolas en las descripciones de los puestos y en los procesos de evaluación del desempeño del puesto. Esta empresa ha desarrollado descripciones para cada rol relacionado con S y SO en la organización para brindar claridad sobre las expectativas relacionadas con el sistema de gestión de S y SO. Esto ayuda a la alta dirección a demostrar que se han asignado, comunicado y documentado las responsabilidades y las autoridades. Una vez formalizadas las asignaciones, la alta dirección también muestra su compromiso dando seguimiento a su desempeño.
EJEMPLO 2 Caso de la vida real 2 sobre cómo implementar los requisitos de la norma ISO 45001:2018, 5.3.
Una consultora de gestión global tiene más de 40 ubicaciones que han implementado un sistema de gestión de S y SO. La gestión de las operaciones difiere en cada ubicación. La organización decidió desarrollar una lista de verificación de los requisitos del sistema de gestión de S y SO y requirió que cada ubicación identificara los roles en su ubicación a los que seles asignó responsabilidad y autoridad para cumplir con cada requisito. Al hacerlo, la organización se aseguró de que el sistema de gestión de S y SO de la ubicación cumpla con los requisitos de la norma ISO 45001.
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